Você talvez já sabia disso, mas grande parte das organizações não funciona sem a presença do Departamento Pessoal (DP). Atuando de maneira complementar ao Recursos Humanos, os dois setores são confundidos por muitas pessoas — e é por isso que hoje trouxemos um guia completo do DP!
A área de administração de pessoal cuida da parte burocrática das empresas, garantindo uma boa gestão dos documentos referentes aos colaboradores. Além disso, ela assegura o cumprimento da legislação e das normas trabalhistas, desde a contratação até o desligamento dos talentos.
Neste artigo, você vai entender tudo o que precisa sobre a atuação do Departamento Pessoal e a sua importância para os negócios. Continue a leitura e saiba mais!
- O que é Departamento Pessoal?
- Qual é a importância do Departamento Pessoal para as empresas?
- Como o Departamento Pessoal é estruturado?
- Como organizar o DP na sua empresa? Confira 7 dicas!
- Quais são as funções do Departamento Pessoal?
- Quais são os principais indicadores de DP?
- Qual a diferença entre Departamento Pessoal (DP) e Recursos Humanos (RH)?
- Como a tecnologia pode ajudar na rotina de DP?
O que é Departamento Pessoal?
O Departamento Pessoal é um dos setores da empresa responsáveis pela gestão do capital humano. Desde a Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), a área é especializada nas questões burocráticas e trabalhistas, assegurando o cumprimento da legislação e das normas.
Com isso, são atribuições do DP o gerenciamento da folha de pagamento, registro de ponto, FGTS, INSS, férias, licenças e benefícios, bem como admissão e demissão de funcionários.
Assim, podemos dizer que o Departamento Pessoal atua como mediador da relação e trâmites da instituição com os colaboradores.
Qual é a importância do Departamento Pessoal para as empresas?
O setor tem como objetivo garantir que as leis trabalhistas sejam seguidas, evitando futuros problemas e ações por débitos financeiros. Dessa forma, se faz muito importante para a longevidade e o sucesso de um negócio.
Além disso, o DP é responsável por cuidar de todas as documentações relacionadas aos funcionários, o que requer muita atenção, organização e colaboração dos membros. Afinal, a falta de qualquer informação no arquivo de um profissional pode gerar prejuízos para a empresa, a liderança e o talento.
O Departamento Pessoal tem ainda a função de intermediar o contato da corporação com os órgãos públicos, emitindo guias, relatórios e formulários.
Como o Departamento Pessoal é estruturado?
Para tornar a gestão mais ágil e eficiente, o departamento costuma ser dividido em três setores.
Admissão
Esse setor tem ligação direta com o RH. Isso porque é aqui que acontece o processamento da admissão. Ou seja, após o processo de recrutamento e seleção, os candidatos aprovados são encaminhados para o DP para darem continuidade na contratação.
Logo, faz parte das suas atividades recolher documentações, fazer registro junto aos órgãos trabalhistas, elaborar e validar contratos e assinar a carteira de trabalho. O departamento também deve guiar o colaborador para exames admissionais e zelar pela integração dele na companhia.
Compensação
Na compensação pessoal, é feito o controle de frequência e remuneração de cada talento. Assim, suas funções são calcular e realizar os pagamentos de salários e benefícios, taxas, impostos e contribuições dentro do prazo.
Demissão
Já o setor de demissão, como o nome indica, é responsável pelo desligamento dos funcionários. Dessa forma, fazer o levantamento do acerto trabalhista, registrar e arquivar dados e cuidar dos exames demissionais são algumas atribuições dessa parte.
Mas, lembre-se, tudo precisa ser feito de acordo com a CLT e de forma humanizada.
Como organizar o DP na sua empresa? Confira 7 dicas!
Organizar o Departamento Pessoal é essencial para otimizar a rotina dos profissionais da área. Então, para te ajudar nesse processo, separamos algumas dicas que podem transformar a organização do setor. Veja a seguir.
- Fique atento a todas as mudanças da legislação trabalhista.
- Monte uma planilha com as tarefas do departamento.
- Mantenha um arquivo de controle de colaboradores.
- Faça o backup das informações na nuvem.
- Tenha um bom relacionamento com os líderes e as equipes.
- Faça um controle rigoroso do dia a dia e dos benefícios dos funcionários.
- Use a tecnologia no RH a seu favor.
Quais são as funções do Departamento Pessoal?
Como vimos, o Departamento Pessoal é responsável pelas atividades burocráticas da organização. Nesse cenário, suas funções estão vinculadas à documentação, aos relacionamentos, às regras e à legislação. Entenda!
Documentações dos funcionários
O DP é encarregado de zelar por todos os documentos de funcionários. Desse modo, são os profissionais dessa área que elaboram contratos de trabalho, realizam anotações na carteira de trabalho e na folha de ponto.
Além disso, eles atualizam e arquivam todos os papéis e dados, garantindo a efetivação das normas trabalhistas. Tudo isso permite que os processos sejam mais fluidos e rápidos.
Acompanhamento de frequência
Outra função importante é o controle da jornada de trabalho de cada profissional. Cabe ao DP ficar sempre atento à frequência dos seus talentos, gerenciando os registros de ponto e horas adicionais, bem como as escalas de horários.
Essas informações são fundamentais para fechar a folha de pagamento e realizar de forma eficiente a gestão de benefícios.
Folha de pagamento
A folha de pagamento é uma das atribuições mais cruciais do Departamento Pessoal. Afinal, é obrigação do setor administrar todas as questões que envolvem a remuneração dos colaboradores.
Por isso, o setor deve realizar o cálculo correto da folha, considerando o salário, os benefícios, décimo terceiro, imposto de renda, INSS e FGTS. Ademais, deve garantir que os descontos sigam a norma estabelecida pelos órgãos federais.
Gestão de benefícios
Como vimos, a gestão de benefícios está relacionada com a folha de pagamento. Assim, é papel do DP gerenciar os incentivos oferecidos pelo negócio, assegurando que os funcionários recebam conforme o seu tipo de contrato. E, ainda, que não tenham problemas na utilização.
Dentre os principais benefícios estão vale-transporte, vale-alimentação ou refeição, plano de saúde, auxílio-creche e bolsa de estudos.
Controle de licença e férias
O Departamento Pessoal também é responsável pelo controle das licenças, férias, atestados e acidentes de trabalho. Com isso, cabe aos seus profissionais organizarem as documentações relacionadas a essas situações, tal como colocá-las na folha de pagamento.
Além disso, a área deve acompanhar as férias de cada funcionário, analisando se o período está sendo cumprido de acordo com o combinado. E, da mesma forma, verificar se há a necessidade de contratar novos candidatos, seja em regime temporário ou integral.
Representação junto aos órgãos oficiais e fiscais
Por fim, é atividade do DP ser o representante da organização nas conversas com os órgãos oficiais e fiscais. Isso porque, para manter a regularização da companhia é preciso zelar bem pelas informações que interessam a essas entidades.
A Guia da Previdência, a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) e as declarações da CIPA, por exemplo, são alguns desses arquivos. Ademais, é o setor de administração de pessoal que controla os passivos trabalhistas.
Quais são os principais indicadores de DP?
Assim como os demais setores da instituição, o Departamento Pessoal também tem seus próprios indicadores. E é por meio deles que o setor consegue melhorar o seu desempenho e contribuir para que os gestores construam equipes de alta performance.
Confira, abaixo, as métricas mais importantes do DP.
Absenteísmo
A taxa de absenteísmo é um dos indicadores fundamentais para qualquer corporação. Ela mede a ausência por faltas, atrasos ou saídas antecipadas dos funcionários no período de trabalho.
Ao acompanhar essa métrica, pode-se entender o porquê de tais atitudes e seus impactos, possibilitando a busca por soluções. Além disso, permite que o DP acompanhe a quantidade de atestados apresentados e colabore com a avaliação de desempenho.
Turnover
A rotatividade de pessoas se relaciona com o volume de evasão de colaboradores. A partir desse KPI, é possível identificar padrões, melhorar os processos de seleção e as condições de trabalho e favorecer a retenção de talentos.
Esse indicador é medido por meio da relação entre a entrada e saída de profissionais do negócio em um determinado período de tempo, chegando ao percentual de turnover.
Acidentes de trabalho
A Comunicação de Acidentes (CAT) é o indicador responsável por apresentar à empresa a quantidade de ocorrências geradas no ambiente de trabalho.
Por meio dele, o setor de administração de pessoal consegue criar ações de prevenção. E, ainda, verificar se os motivos da métrica estão ligados a algum tipo de falha ou negligência da instituição ou, então, despreparo do profissional envolvido no acidente.
Qual a diferença entre Departamento Pessoal (DP) e Recursos Humanos (RH)?
Embora ambos estejam relacionados com a gestão de pessoas, existe uma grande diferença entre o trabalho desses setores.
O Departamento Pessoal atua nos processos administrativos e burocráticos que envolvem os membros da organização. Com isso, ele está ligado às leis trabalhistas e ao controle de dados e benefícios dos profissionais.
Por outro lado, o RH estratégico zela pelas relações humanas e pelo desenvolvimento dos times. Tal como realiza processos de recrutamento e seleção, assegura a manutenção do clima organizacional, a satisfação e motivação dos talentos e impulsiona a inclusão e diversidade.
Como a tecnologia pode ajudar na rotina de DP?
Contar com a tecnologia no gerenciamento de documentações e informações pode ser um grande diferencial para a sua companhia. Afinal, esse recurso permite manter todos os dados em apenas uma plataforma e agilizar os processos da área, contribuindo para uma gestão mais poderosa e precisa.
Além disso, o uso de ferramentas no DP ajuda especialmente na automatização de tarefas, as tornando mais independentes e integradas e reduzindo os erros e o retrabalho. Dessa forma, além de atingir bons resultados, o setor tende a crescer cada vez mais.
Dentre as principais vantagens de investir em soluções tecnológicas no Departamento Pessoal, estão:
- otimização e automação das atividades;
- armazenamento de dados de forma eficiente;
- melhora na comunicação;
- redução na margem de erros;
- melhora na gestão de tempo e tomada de decisões;
- redução do turnover e custos;
- setor mais estratégico.
Chegamos ao final deste guia e, agora, você já sabe tudo o que é preciso sobre o Departamento Pessoal! Para conhecer mais sobre o universo de Gente e Gestão, assine nossa newsletter quinzenal e fique por dentro de todas as novidades!