Com o rápido avanço da tecnologia, é improvável encontrar uma empresa que não esteja passando por uma transformação digital. Afinal, para se manter competitivo no mercado atual, é necessário investir em soluções capazes de automatizar processos, facilitar a tomada de decisões e otimizar a rotina corporativa.
A automatização aprimora várias atividades na empresa que antes eram executadas manualmente, sobretudo nos setores de RH e DP. Além de ampliar a produtividade e eficiência das áreas, ela torna as ações de atração, seleção e desenvolvimento dos talentos mais efetivas.
Neste artigo, você entenderá melhor o que é automatização de processos, por que investir nesse método nos setores de RH e DP, quais as principais tecnologias usadas e como colocá-la em prática. Continue a leitura e saiba mais!
O que é automatização de processos?
A automatização de processos é uma estratégia de otimização de trabalho aplicada em diferentes áreas de uma empresa. Com um forte apoio da tecnologia, ela transforma as demandas manuais em processos mais automatizados, reduzindo tempo e possíveis falhas operacionais.
Entretanto, vale ressaltar que esse método não substitui o capital humano de uma organização. O seu objetivo é facilitar a rotina no ambiente de trabalho, tornando as tarefas mais ágeis, fáceis e eficientes.
Assim, nas áreas de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, a automatização de processos pode otimizar o fluxo de atividades burocráticas e repetitivas. Isso torna os setores mais estratégicos e permite que os profissionais foquem em demandas complexas e de alto valor para o negócio.
Por que investir em tecnologia para automatizar processos de RH e DP?
O uso da tecnologia no RH e no Departamento Pessoal favorece a atuação desses profissionais e a conquista de melhores resultados nas áreas. Ou seja, os colaboradores conseguem assumir um papel mais abrangente e completo na instituição, reduzindo o embaralhamento de papéis.
Além disso, as soluções tecnológicas chegam para fundamentar a automatização de processos, trazendo vários benefícios para os departamentos. Veja alguns deles a seguir!
1. Otimização de tempo
As demandas manuais tendem a ser mais demoradas, concorda? Assim, tornando-as automáticas, é possível agilizar os processos e otimizar tempo, sem perder a qualidade das entregas.
2. Aumento na produtividade
A automatização de processos evita a sobrecarga de trabalho nos profissionais de RH e DP, bem como reduz a incidência de erros e permite o foco em ações mais estratégicas. Tudo isso contribui para uma melhora nos resultados e na produtividade das equipes.
3. Maior segurança e análise dos dados
O uso de softwares de gestão permite que os dados fiquem reunidos em uma única plataforma, facilitando todo o trabalho de análise. Ademais, por estarem armazenados em um serviço de nuvem, há menos chances de serem perdidos e gerar problemas legais.
4. Facilidade na admissão
Uma das atividades do RH que tem ganhado espaço no mercado é a admissão digital. Por meio dela, é possível contratar novos talentos em qualquer lugar, otimizando e automatizando etapas com a ajuda da tecnologia.
5. Melhora na comunicação interna
A automação de processos, como relatórios, documentos e avisos, também aprimora a comunicação interna nas organizações. Afinal, tais informações são disparadas automaticamente e entregues ao mesmo tempo a todos os membros do time.
Quais processos de RH e DP podem ser automatizados?
Agora que você já conhece os benefícios da automação de processos de Recursos Humanos e DP, que tal descobrir quais atividades das áreas podem ser automatizadas? Veja só!
Etapas do recrutamento e seleção
O processo de recrutamento e seleção pode ser considerado a atribuição mais importante da gestão de pessoas. Por isso, cada vez mais, as empresas têm optado pelo uso de ferramentas e tecnologias na busca pelo candidato ideal.
Afinal, as soluções tecnológicas tornam o recrutamento mais inteligente, otimizando tarefas a partir da coleta e análise de dados.
Triagem de currículos
A triagem dos currículos é uma das etapas mais longas no processo seletivo, devido ao grande volume de candidaturas em uma vaga. Logo, contar com o auxílio da automação nessa fase é fundamental. Além de tornar os processos mais rápidos e eficientes, ela ajuda na identificação do talento que melhor se encaixa em cada função.
Análise de perfil comportamental
A análise de perfil comportamental permite que as instituições realizem contratações assertivas, apontando se o candidato apresenta as características desejadas para o cargo.
Assim, realizá-la de forma automática acelera a avaliação, oferece mais precisão às decisões e otimiza todo o processo de recrutamento e seleção, o que é crucial para o RH e DP.
Gestão de documentos
Outra tarefa bastante complexa, que pode ser facilitada com a automatização de processos, é a gestão de documentos. Por meio de softwares, a área de RH consegue otimizar o armazenamento, reduzindo o tempo perdido com as papeladas. Tal como, minimizar o risco de ações judiciais por perda desses materiais.
Controle da folha de pagamento e ponto
Ninguém gosta de ter problemas com erros de cálculo ou atrasos de salário, não é mesmo? Por isso, a gestão da folha de pagamento e o controle de ponto são funções que demandam bastante atenção por parte dos profissionais de RH e DP.
Diante disso, investir na automação de processos pode ser a solução para evitar contratempos e realizar as demandas com mais efetividade. Afinal, ela permite o cálculo das taxas e descontos, bem como o controle das horas extras e folgas dos talentos.
Admissão de novos colaboradores
Quando o candidato é aprovado em um processo seletivo, ele precisa entregar na companhia alguns documentos para seguir com a admissão.
Para otimizar esse processo, algumas tecnologias podem ajudar, possibilitando a assinatura digital e o recebimento de dados em um único sistema. Assim, é mais garantido que os arquivos entregues estejam completos e legíveis.
Monitoramento de indicadores-chave
Os KPIs (Key Performance Indicator) são grandes aliados dos setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Por meio deles, as áreas conseguem monitorar a performance e os resultados de vários processos de uma empresa, através de relatórios automáticos.
Como automatizar um processo na sua empresa? Confira 8 passos!
Implementar a automatização de processos é, sem dúvida, uma das melhores alternativas para tornar os setores do seu negócio mais estratégicos e produtivos. E, para isso, basta seguir os seguintes passos:
- identifique as necessidades da sua empresa ao adotar essa estratégia;
- faça um mapeamento completo dos processos;
- faça o mapeamento dos pontos de melhoria e defina soluções para atendê-los;
- mantenha o foco no cliente e na futura experiência do processo;
- determine um cronograma e prepare a sua equipe;
- monitore os resultados e faça os ajustes necessários;
- invista na tecnologia mais adequada para as suas necessidades;
- treine as pessoas para que todas saibam usar as novas tecnologias.
Quais são as principais tecnologias de automatização de processos?
Como vimos, a automatização de processos é fomentada pelo uso da tecnologia nas atividades e muitas dessas soluções já vêm sendo aproveitadas no mundo corporativo. Confira, abaixo, as principais tecnologias de automação!
- Automação Robótica de Processos (RPA): é uma tecnologia que possibilita que os processos manuais sejam executados de forma automática pelos os robôs (bots).
- Inteligência Artificial (I.A.): é uma solução baseada na análise de dados capaz de reproduzir ações, fornecer insights estratégicos e evitar falhas cognitivas nos processos.
- Chatbot: é um programa que pode ser utilizado para otimizar a comunicação, seja o inserindo no atendimento ao público ou na própria ouvidoria da empresa.
- Cloud: é um software que permite o armazenamento de informações na nuvem, garantindo a segurança e o acesso aos dados.
- Assessment: é uma ferramenta que pode ser usada para avaliar o potencial de performance e a compatibilidade entre candidatos e cargos nos processos seletivos.
Chegamos ao final deste artigo e, ao longo do texto, você pôde entender melhor o que é automatização de processos, suas principais vantagens e como colocá-la em prática. Se você gostou deste conteúdo e quer saber mais sobre o universo de Gente e Gestão, acompanhe o nosso perfil no Linkedin!